Oprogramowanie B2B. Za co naprawdę płacisz, kupując system do sprzedaży hurtowej

Oprogramowanie B2B sprzedaje się jako panel, w którym kontrahent loguje się, widzi swoje ceny i sam składa zamówienia. Tyle widać na prezentacji i tyle mniej więcej robi każdy dostawca na polskim rynku.

W rachunku jest jednak coś więcej: odwzorowanie własnej polityki handlowej w programie, jedno połączenie z systemem ERP, zasady dostępu do katalogu i kilka decyzji, których nie da się później zmienić bez kolejnego wdrożenia. Katalog z koszykiem jest dziś towarem dostępnym u każdego. Reszta rozstrzyga, czy po pół roku kontrahenci faktycznie zamawiają sami.

Polityka handlowa, czyli najdroższa część zakupu

Każda hurtownia ma swój sposób liczenia cen i prawie żaden nie mieści się w domyślnej konfiguracji. Ceny indywidualne dla kontrahenta, cenniki dla grup, rabaty na kategorie, progi ilościowe, promocje czasowe, ceny specjalne na wybrane indeksy, do tego kredyt kupiecki, limity zakupowe i minimum logistyczne.

Na pytanie „czy to obsługujecie” każdy dostawca odpowie twierdząco i w zasadzie będzie miał rację, bo jakoś to obsłuży. Rzecz w tym, czy obsłuży to tak, jak działa twoja firma, czy tak, jak działa jego program. Cztery różnice wychodzą najczęściej dopiero po starcie.

• Poziom naliczania rabatu. Od wartości całego koszyka czy od pojedynczej pozycji, bo to daje inne kwoty na tej samej fakturze.
• Progi na opakowanie zbiorcze. Czy cena zmienia się przy kartonie i palecie, czy tylko przy sztuce.
• Zasięg promocji. Czy da się ją ograniczyć do jednej grupy kontrahentów i jednego regionu, czy widzą ją wszyscy.
• Pierwszeństwo cen. Co wygrywa, gdy cena z ERP różni się od ceny w panelu, i kto ma prawo ją nadpisać.

Każda z tych rzeczy z osobna wygląda na drobiazg. Razem oznaczają, iż handlowiec poprawia zamówienia manualnie, czyli robi dokładnie tę pracę, dla której kupiło się system. Dlatego na prezentacji nie oglądaj przykładowego sklepu dostawcy. Przynieś własny cennik, trzech kontrahentów z różnymi warunkami i jedno zamówienie, które w twojej firmie zawsze sprawia kłopot.

Połączenie z ERP

Druga pozycja w rachunku to integracja z systemem, w którym firma i tak pracuje: Comarch ERP Optima albo XL, Subiekt GT lub nexo, enova365, WAPRO Mag. ERP zostaje źródłem prawdy o cenach, stanach i kontrahentach, a panel ma je pokazywać bez opóźnienia i bez tworzenia własnej wersji.

Do sprawdzenia są trzy rzeczy: co jedzie w którą stronę, jak często i co się dzieje przy konflikcie. Trzecie pytanie jest najważniejsze i pada najrzadziej. Kontrahent złożył zamówienie o dziesiątej, o jedenastej zmieniła się cena w ERP i ktoś musi rozstrzygnąć, po ile ten towar wyjedzie. Dobrze, jeżeli rozstrzyga to reguła ustawiona przy wdrożeniu, a nie improwizacja osoby, która akurat odebrała telefon.

Osobna sprawa to dokumenty. Zamówienie z panelu powinno trafić do ERP jako pozycja, z której powstaje faktura, razem z formą płatności, terminem i danymi do wysyłki. W Centoro to samo połączenie zasila panel B2B, obsługę zamówień i aplikację dla handlowców, więc ERP integruje się raz, a nie przy każdym kolejnym module.

Kto wejdzie do panelu i co zobaczy

Trzecia część zakupu to zasady dostępu, które w hurcie ważą więcej niż w sklepie detalicznym. Kto może się zarejestrować, kto to zatwierdza, co widzi ktoś niezalogowany, czy ceny są ukryte, czy katalog jest w ogóle publiczny.

Modele są dwa. Panel zamknięty, w którym konto zakłada opiekun handlowy, oraz panel z rejestracją, w którym kontrahent zgłasza się sam, a administrator weryfikuje go przed nadaniem warunków. Pierwszy lepiej chroni politykę cenową, drugi zdejmuje pracę z działu handlowego. Sporo firm zaczyna od pierwszego i po roku przechodzi do drugiego.

Do tego dochodzi struktura kont po stronie klienta. W większych firmach zamawia kilka osób, każda ze swojego działu, czasem z limitem kwotowym i akceptacją przełożonego. jeżeli system tego nie umie, wszyscy pracują na jednym loginie i po kwartale nikt nie potrafi ustalić, kto zamówił tonę towaru, którego nikt nie potrzebował.

W Centoro działa to tak: kontrahent zgłasza się o dostęp, administrator weryfikuje zgłoszenie manualnie, katalog dla niezalogowanych ma kilka wariantów widoczności, a konto firmowe dzieli się na osoby zamawiające. Warto sprawdzić u każdego dostawcy, które z tych rzeczy są w standardzie, a które dokłada się osobno.

Dane produktowe, czyli praca, której nikt nie wycenia

Najczęstszy powód, dla którego wdrożenie ślizga się o kilka miesięcy, nie ma nic wspólnego z oprogramowaniem. Są nim dane produktowe.

W ERP hurtowni indeks nazywa się KOL ŚR M8 OC, ma dwa słowa w polu opis i nie ma zdjęcia. W panelu ten sam indeks musi mieć nazwę, po której da się go znaleźć, parametry do filtrowania, jednostkę miary, przelicznik opakowania zbiorczego i kod EAN. Przy dwudziestu tysiącach pozycji to jest projekt na kilka miesięcy pracy jednej osoby, a nie zadanie na tydzień przed startem.

Dwie rzeczy tu pomagają. Pierwsza to import z mapowaniem kolumn oraz pobieranie opisów i zdjęć od producentów, tam gdzie takie pliki w ogóle istnieją. Druga to kolejność: najpierw kilkaset indeksów robiących większość obrotu, potem reszta. Panel z pięcioma tysiącami dobrze opisanych produktów sprzedaje więcej niż panel z dwudziestoma tysiącami pozycji bez zdjęć i parametrów.

Za co płacisz co miesiąc

Umowa jest tą częścią zakupu, którą widać najlepiej, więc dostaje najmniej uwagi. Sprawdzenia wymaga model rozliczenia, czyli stała stawka, opłata zależna od obrotu albo od liczby użytkowników, długość zobowiązania, opłata wdrożeniowa i granica między pakietem podstawowym a rozszerzeniami.

Ta granica waży więcej niż sama kwota z nagłówka cennika. Pobieranie danych firmy z GUS po numerze NIP przy rejestracji, integracja z konkretnym systemem magazynowym albo dodatkowe konta bywają rozszerzeniem u jednego dostawcy i standardem u drugiego. Różnicy nie widać na demo, widać ją na pierwszej fakturze.

Dla punktu odniesienia: panel klienta B2B w ekosystemie Centoro kosztuje od 990 zł netto miesięcznie w pakiecie Standard, przy umowie na 12 albo 36 miesięcy i zerowej opłacie aktywacyjnej w wariancie trzyletnim. Lista funkcji z zaznaczeniem, co jest standardem, a co rozszerzeniem, jest opublikowana, więc zakres da się porównać przed rozmową z handlowcem.

Kiedy kontrahenci zaczną zamawiać sami

Dobrze wdrożony panel potrafi stać pusty i zwykle nie jest to wina oprogramowania.

Klient hurtowy dzwoni do swojego handlowca od dziesięciu lat, bo to działa. Mówi, czego potrzebuje, czasem niepełną nazwą, i ma sprawę załatwioną. Panel wygrywa z tym telefonem tylko wtedy, gdy zamówienie zajmuje mniej czasu: zapamiętane listy zakupowe, powtórzenie poprzedniego zamówienia jednym kliknięciem, widoczna dostępność i termin dostawy, jego ceny bez dopytywania.

Druga bariera stoi po stronie handlowców. jeżeli prowizja liczy się wyłącznie od zamówień złożonych przez nich, panel odbiera im pieniądze i będą go omijać, czasem zupełnie otwarcie. Firmy, które to przemyślały, zostawiają prowizję przy opiekunie konta niezależnie od kanału, a handlowcowi zdejmują przepisywanie zamówień.

Trzecia rzecz to sposób startu. Zamiast otwierać panel wszystkim naraz, lepiej wziąć dwudziestu największych kontrahentów, wprowadzić ich osobiście, sprawdzić na nich ceny i poprawić to, co się nie zgadza. Dopiero taki panel wysyła się reszcie bazy, bo pierwsze wrażenie w hurcie robi się raz.

Co przygotować przed rozmową z dostawcą

Cztery rzeczy: liczba kontrahentów i ilu z nich realnie zamawia co miesiąc, liczba indeksów razem ze stanem ich opisów, nazwa i wersja systemu ERP oraz polityka cenowa spisana na jednej kartce.

Ostatni punkt jest najtrudniejszy i najbardziej opłacalny. Firmy, które potrafią zapisać własne zasady rabatowe, dostają wycenę bliską prawdy i wdrożenie bez niespodzianek. Pozostałe poznają rzeczywisty koszt w trakcie, zwykle w okolicach trzeciego miesiąca, kiedy okazuje się, iż jeden nietypowy rabat wymaga osobnego modułu.