Czym zajmuje się project manager. Czy każdy może wejść do branży IT i zarządzać projektami? Wywiad z Szymonem Sikorą

Na czym polega zarządzanie projektami i zawód project managera? Z pozoru rozmowy z zespołem i klientem to zajęcie miejsca… między młotem a kowadłem. Jak się odnaleźć w branży IT jako project manager? Jak zarządzać rozmowami z klientami i planować zadania z zespołem tak, by każdy był zadowolony?

W ramach cyklu przedstawiającego popularne zawody z branży IT w prosty i zrozumiały sposób rozmawiam z project managerem Szymonem Sikorą.

Czytaj pierwszy odcinek cyklu – Na czym polega zawód programisty? Jak powstaje aplikacja i kod? wywiad z Magdą W Świecie Kodu.

Sylwia Błach: Jesteś Project Managerem. Co to adekwatnie znaczy? Na czym polegają Twoje zadania?

Szymon Sikora: Zarządzam pracą zespołu. Wytyczam ścieżkę, natomiast zespół nią podąża i może liczyć na moje wsparcie na każdym etapie. Wszelkie zmiany zadań czy nowe zadania uzgadniamy razem. Na tym moja rola się nie koczy, bowiem z drugiej strony jest klient i on też ma swoje oczekiwania. Komunikuję się z klientem o postępach prac czy zagrożeniach. Często team chce wiedzieć, co myśli klient, dlatego komunikacja działa tutaj w dwie strony.

SB: Jak wygląda zespół, z którym pracujesz? Czy w każdym projekcie tak samo?

SS: Projekty potrafią być bardzo różne pod kątem obsady, również i budżetu, jaki otrzymujemy od naszych klientów lub pod kątem dostępnych zasobów. Ten drugi czynnik wpływa na to, ile osób jest w projekcie i ilu specjalistów możemy obsadzić.

Ja odpowiadam za cały projekt pod kątem firmy, ale jestem też „okiem” klienta na projekt.

SB: Wspominasz o relacji z klientem. Co się dzieje, gdy klient oczekuje nierealnego?

SS: Bywają oczywiście sytuacje, w których klient upiera się przy swoim, nie rozumiejąc, iż w ten sposób zagraża swojemu zleconemu projektowi. Wynika to głównie z nieznajomości technologii, z jakimi pracujemy. Na przykład klient oczekuje rekreacji świata realnego dzięki grafiki komputerowej, dodatkowo z zachowaniem płynnych interakcji! Pomaga wtedy tzw. eskalacja problemu do klienta.

Miałem taką sytuację. Moim zadaniem było zaradzenie problemowi. Zaproponowałem szybkie warsztaty edukujące klienta z w tej chwili istniejących urządzeń i technologii, by zrozumiał, iż nie dysponujemy sprzętem dającym takie możliwości, jakich oczekiwał klient.

W mojej roli muszę mówić o problemach, ale też od razu łączyć wielu ludzi ze sobą, celem mitygacji, czy inaczej łagodzenia, ryzyka projektowego.

SB: Jak wygląda Twój typowy dzień? Przychodzisz do biura, pijesz kawę i co dalej?

SS: Kawa to podstawa! Lub Inka, jak przesadzę z kofeiną! A na poważnie: zawsze rozpoczynam godziną planowania. Realizacja celów wyznaczonych z poprzedniego dnia lub ich odpowiednie przerobienie na dany dzień. Potem spotkanie z zespołem, weryfikacja zadań i ewentualne zaadresowanie wyzwań, problemów zmian i kierunku, w którym biegniemy.

W trakcie planowania projektu wyznaczamy dwie grupy celów: cele główne oraz te współtworzone z teamem developerów. Główne cele służą nam do stworzenia Roadmapy, czyli listy celów kwartalnych. O nich musimy poinformować stakeholderów, tj. naszych zleceniodawców lub budżetodawców danego projektu.

Wspomniane główne cele ustalam z klientem, natomiast cele projektowe, potocznie nazywane taskami, ustalam z zespołem. Jest wiele metod planowania czasu niezbędnego do wykonania zadań, czasami członkowie teamu proponują estymację celów na bazie własnego doświadczenia.

Po ustaleniu celów z klientem, przechodzimy do ich granulacji wyznaczając taski. Estymujemy, ile czasu zajmie deweloperowi ich wykonanie. Oczywiście uwzględniamy zapas czasowy czasowym, ponieważ na tym etapie jeszcze nie wiemy, jak dany cel rozwinie się w miarę rozwoju zadania.

Moim zadaniem jako project managera jest śledzenie, na jakim poziomie jest realizacja zadań i celów deweloperskich oraz czy idziemy zgodnie z planem.

Na tym etapie jest też ważne komunikowanie developerom, by pamiętali o zgłaszaniu błędów w planowaniu a nie próbowali je ukrywać. Developerzy muszą czuć, iż mogą o takim błędzie powiedzieć i razem szukamy rozwiązań. Ukrywanie złej estymacji czasowej, poślizgów, nieplanowanych opóźnień wyrządza krzywdę całego zespołowi!

Czytaj też: Ciekawe zawody w IT, w których nie trzeba programować

SB: Jesteś w branży IT, które kojarzy się przede wszystkim z programowaniem. Czy na twoim stanowisku programowanie jest potrzebne?

SS: Moje stanowisko niekoniecznie wymaga znajomości programowania. Nie ukrywam jednak, iż niesamowicie pomaga wiedza co team robi, w jakim jest momencie projektu i świadomość, iż mogę sam założyć „rękawice” i pomóc im z trudniejszym zadaniem. Zresztą, takie sytuacje mają ciągle miejsce, z bardzo prozaicznych powodów. Na przykład kiedyś zastępowałem kolegę do czasu jego powrotu z urlopu. Niestety na chwile planowania urlopów w firmie rzadko jesteśmy w stanie przewidzieć, na jakim etapie będzie wtedy projekt i jak bardzo istotne dla jego rozwoju okażą się nasze umiejętności. Ważne jest to, iż jako project manager wtedy nie tylko zastąpiłem pracownika, ale też go uspokoiłem, iż nie dzieje się nic złego.

SB: Empatia, zdolność planowania, komunikacja międzyludzka… To wszystko widzę w twoich wypowiedziach. Jakie jeszcze kompetencje wykorzystujesz na co dzień?

SS: Kompetencje miękkie, które wymieniłaś, są bardzo istotne. Ale ważne są też te twarde oraz znajomość narzędzi. Ja przede wszystkim wykorzystuję narzędzia do planowania czasu projektu i do śledzenia zadań. Używam pakietu Atlassian np. Jira, Github do zarządzania taskami w jednym miejscu lub Trello. Do komunikacji przydaje się też Microsoft Teams. Wykorzystuję też moje umiejętności programistyczne: bywa, iż programuje z zespołem nowe zadania, które muszą być wprowadzone nagle i nie bardzo mam kim obsadzić dany temat.

SB: Jesteś osobą przebranżowioną do IT. Czym się zajmowałeś wcześniej i jakie nabyte wtedy umiejętności pomagają ci teraz?

SS: Pracowałem w branży wytwarzania samochodów, spawalniczej i elektrowni węglowych. Przede wszystkim jako konstruktor, ale też tam zacząłem nabywać doświadczenie jako project manager. Wiele z nabytych wtedy umiejętności przydało mi się w branży IT. Na przykład wiedza związana z projektowaniem modeli 3D pod produkcję części maszyn, kontrola produkcji samochodów, budowa konstrukcji stalowych elektrowni węglowych, budowa fabryki Volkswagen (Automotive).

Z poprzednich prac na pewno pomogła mi praca z człowiekiem oraz fakt, iż pracowałem w różnorodnych miejscach, na przykład na budowach eksportowych ze zmiennymi warunkami klimatycznymi. Praca w deszczu i silnym wietrze na pewno daje do zrozumienia, iż wygodne krzesło i klimatyzacja pomagają, a nie przeszkadzają w pracy. Z poprzednich doświadczeń zawodowych wyniosłem też świadomość tego, ze zgłaszanie problemów wcześniej, zapobiegnie powstawaniu nowych i iż nie jest to oznaka słabości.

Moim zdaniem dojrzałość zawodowa to chęć proszenia o pomoc i samoświadomość, iż ciągle się uczymy. Nie ma w tym nic złego.

Środowisko IT jest jednym z bardziej wyrozumiałych miejsc pracy. Wsparcie pracownika jest o niebo lepsze niż z moich poprzednich doświadczeń, ale cenię sobie to, iż mogłem zobaczyć, jak to jest i od drugiej strony.

SB: Miałeś stabilną, dobrze płatną pracę… Znałeś branże… Dlaczego zdecydowałeś się na zmianę?

SS: Poczułem chęć tworzenia czegoś zupełnie od nowa z technologia przyszłości, pracy z ludźmi o podobnych zainteresowaniach. Momentem przełomowym było pojawienie się na rynku gogli wirtualnej rzeczywistości.

Jako dziecko interesowałem się komputerami, a choćby bardziej: grami komputerowymi. Obejrzałem wtedy film „Kosiarz Umysłów” z Piercem Brosnanem i Jeffem Faheyem. Wizja świata różniącego się od realnego, w którym możemy pomedytować lub rozerwać się na różne sposoby była dla mnie bardzo fascynująca.

W 2012 roku skorzystałem pierwszy raz z gogli. Niesamowite wrażenie zrobiło na mnie postrzeganie skali jak w prawdziwym życiu, sceny z płaskiego monitora stały się otaczającymi światami, w których interakcja przebiega o wiele inaczej niż z wykorzystaniem tradycyjnego komputera. Wymaga to zupełnie innego podejścia do projektowania takich światów i dużego doświadczenia również w temacie psychologii człowieka. W wirtualnym świecie odbieramy wszystko intensywniej, o ile doświadczenie jest zaprojektowane w sposób adekwatny!

Jestem osobą, która lubi widzieć efekty pracy możliwie „od razu”, nie tylko programować. To mnie zainspirowało.

Czytaj też: Zmiana pracy? Poznaj zawody w IT niewymagające programowania!

SB: Ile czasu zajęło Ci przebranżowienie? Jak się przygotowywałeś? Na co zwrócić uwagę?

SS: Bardzo interesujące pytanie… Zrozumienie podstaw interesującej mnie technologii zajęło mi około 2-3 lata. Zajmowałem się tym po godzinach spędzonych w pracy. Pochłaniałem wszelkiego rodzaju kursy z YouTube oraz platform edukacyjnych. Ponieważ tak bardzo to polubiłem, stało się to dla mnie paliwem, by nie poddawać się i kontynuować.

Niesamowitym momentem jest powtarzanie czegoś, czego się nie rozumie, tyle razy, aż w końcu wyrabiamy nawyk i … zaczynamy tworzyć samemu! Uwalniamy się od większości kursów czy instruktarzy i tworzymy własne rozwiązania. Nauka się nie kończy, bowiem uczymy się na własnych błędach, poprawiamy się, stajemy się pewniejsi naszej pracy. Powtórzę to: nauka na błędach ma tutaj niebywale znaczenie i jest kolejnym powodem aby się nie poddawać!

A jeżeli chodzi o zdolności związane z byciem project managerem…Powiem tak: jestem osobą, która lubi zarządzać zasobami w środowisku, które dobrze zna. Dla mnie jednym z takich miejsc jest właśnie tworzenie wirtualnych symulacji, niekoniecznie VR np. tworzenie symulatora treningowego do kierowania pojazdem. Jako projekt manager wiem, kogo potrzebuje do zrobienia rzeczy, na których naukę nie mam czasu. Działa to też w drugą stronę, bo moi podopieczni w danej pracy nie potrafią jeszcze zarządzać projektami, więc się uzupełniamy, naturalnie i stopniowo rozwijamy. Na przykład wiele lat temu, gdy poznaliśmy się na game jamie to ja niejako znalazłem ciebie – programistkę i zarządzałem naszym projektem. Tworzyliśmy dwuosobowy zespół, ale to świetnie pokazuje, iż właśnie moja chęć do nauki i współpracy, a także umiejętne zarządzanie zadaniami, pozwoliła nam dokończyć minigrę.

SB: Tak, pamiętam, iż doskonale zajmowałeś się tym, co wtedy nie było zupełnie moją „bajką”, czyli zarządzaniem, planowaniem, układaniem zadań. To trochę pokazuje, iż warto zaczynać od małych projektów i potem stopniowo nabywać doświadczenie poprzez, po prostu, próbowanie nowych rzeczy. Ale pamiętam też, iż byłeś wtedy „świeżakiem” w IT. Jak wyglądał twój proces szukania pracy jako project manager w IT?

SS: Uważam, iż znalazłem się we adekwatnym miejscu, czasie i byłem przygotowany właśnie dlatego, iż przez lata oddawałem się mojej pasji do technologii. Uważam, iż zamiłowanie do niektórych tematów w tej branży pozwala przetrwać okresy zwątpienia i trud zmagań z nauka.

Z samej rekrutacji pamiętam, iż na każde pytanie miałem odpowiedz. Wymagano ode mnie znajomości technologii, jak i programowania. Ważne było również wybrnięcie z paru scenariuszy zażądania zespołem, które zostały mi przedstawione.

SB: Czy wspominasz któryś projekt z sentymentem? Albo z poczuciem, iż cię czegoś szczególnego nauczył?

Niestety nie mogę się chwalić tym, co zrobiłem, w związku z tajemnicą zawodową. Mogę natomiast opowiedzieć o dużym projekcie z branży farmaceutycznej dla światowego producenta leków. Zrealizowaliśmy aplikację treningową VR dla studentów i praktykantów laboratoriów wytwarzających leki. Dzięki niej nauczylem się efektywniejszej komunikacji w środowisku międzynarodowym, uwzględniając różnice w pracy każdej narodowości. Miałem przyjemność pracować z Francuzami, rówieśnikami z Polski, Indii oraz Niemiec. To było doświadczenie „on the fly”, nie mieliśmy czasu w przygotowania. Czasami wydaje mi się, iż dystans do sytuacji krytycznych, pozwala zachować mi skupienie i szybciej rozwiązywać problemy i reagować na różnorodne sytuacje.

SB: Czy jest jakiś mit o zawodzie Project Managera, z którym się spotkałeś, a który okazał się bzdurą?

Jasne! Z mojego doświadczenia z poprzedniej branży, wyniosłem poczucie, iż project manager to ktoś od wszystkiego. Musi wiedzieć wszystko, aby móc kogokolwiek dalej prowadzić. To nieprawda! Mając wokół ludzi, którzy są o wiele zdolniejsi ode mnie w programowaniu, często uczę się wielu praktycznych, zupełnie nowych dla mnie rzeczy.

SB: IT to Twoja pasja, bo po godzinach zajmujesz się tworzeniem gier. Dlaczego poszedłeś jednak w kierunku Project Managera, a nie bezpośrednio do gamedevu?

SS: Pytanie bardzo na czasie i niewątpliwie będzie aktualne przez bardzo długi czas. Gamedev jest bardzo dynamicznym miejscem. Po godzinach pracy zajmuję się swoim własnym projektem, w swoim wolnym tempie i ciągle się uczę. Kto wie, może w przyszłości pójdę do gamedevu?

Kiedy czas pozwala, pracuję nad swoją grą przygodowo-platformową „Ghosts and Dragons”. Tworzę coś, w co zawsze chciałem jako dziecko samemu zagrać, a jak komuś spodoba się moja idea i będzie to dla niego rozrywka, to będzie to dla mnie dodatkowy plus! Gracz skupia się na przeprowadzeniu porwanych smoków przez dany poziom, wykorzystując ich umiejętności. Projekt trwa już bardzo długo, bo aż 9 lat, ale jako iż pracuję nad nim po etacie, to śmiało mógłbym powiedzieć, iż zajmuję się nim jakieś 3-4 lata. Aktualnie chcę doszlifować moje umiejętności tworzenia grafiki poziomów, ponieważ podstawowa gra jest już jak najbardziej grywalna, zarówno na PC, jak i w wirtualnej rzeczywistości.

Jestem przekonany, iż po pomyślnym wydaniu własnej gry, następną zrobię szybciej i uniknę poprzednich błędów.

Największym wyzwaniem dla mikro twórcy gry jest marketing. Dzisiaj jest wiele tytułów na rynku, ale będę pracował nad tym, aby kiedyś moje tytuły zostały zauważone. Najważniejsze jest dla mnie to, iż mam pasję i czuję się w niej spełniony.

Natomiast jako project manager mogę wykorzystywać umiejętności miękkie, które już posiadam. Rozwiązywanie konfliktów, rozmowa na linii klient – firma – mój team. Widzę efekty swojej pracy, pomagam, kiedy tylko jestem potrzebny. Czasami mogę również z teamem podziałać i jest to bardzo wdzięczne doświadczenie budujące wzajemne zaufanie.

Mając parę projektów za sobą mogę śmiało stwierdzić, iż podjąłem adekwatną decyzję, by pomagać i kierować ludźmi o niebywałych umiejętnościach, wiedząc przy tym dokładnie, co robią. Ich praca jest moją pracą i odwrotnie.

SB: Czy jeszcze jakieś umiejętności związane z tworzeniem gier przydają ci się na co dzień w twojej pracy?

SS: Znajomość struktury kodu oraz wszelkich zasad, jak pisać go zrozumiale dla innych. Podstawa to znajomość metodyki SOLID – jak pisać czysty, ustrukturyzowany kod.

Oprócz tego dokładne poznanie narzędzia graficznego np. Photoshop/Gimp do grafiki płaskiej 2D, Blender do grafiki 3D. Wykorzystuję też zrozumienie narzędzi wspierających platformę Git np. GitHub Desktop. GIT to narzędzie do śledzenia zmian w kodzie pisanym wspólnie z zespołem. Dzięki niemu nikt przypadkowo nie nadpisze czyichś postępów kosztem swoich. Zarządzając swoim własnym projektem uczyłem się też różnorodnych narzędzi właśnie do zarządzania, które są niezbędne w mojej aktualnej pracy.

SB: Dziękuję za rozmowę!